Töölähetuse vormistamine

Töölähetus

Töölähetuse vormistamine – selle selgitamiseks tuleb esmalt selgeks teha, mis on töölähetus – tööülesannete täitmine väljaspool töölepinguga ettenähtud töökohta (Töölepingu seaduse §21).  Seega on töölähetuse vormistamine vajalik, kui töötamine toimub väljaspool töölepinguga ettenähtud kohta. Töölepingus on vajalik kokku leppida töö tegemise koht vähemalt omavalitsusüksuse täpsusega. Kui töökohta pole lepingus kokku lepitud, siis loetakse selleks tööandja tegevuskoht, kus tööülesandeid kõige rohkem täidetakse. Põhilise töökoha mõiste on ka üks sagedasemaid vaidlusi tekitavaid küsimusi – soovitame selle töölepingus võimalikult selgelt ja täpselt kokku leppida.

Töölähetuse pikkus

Samas on välja toodud töölähetuse ajaline pikkus – töötajat on lubatud lähetusse saata kuni 30 järjestikuks päevaks. Kui järjestikuline lähetuses töötamise pikkus on üle 30 päeva, siis loetakse esialgne lähetuse töökoht pigem tavaliseks töölepingus kokkulepitud töökohaks ning töölähetust enam ei teki.

Töölähetuse vormistamine

Raamatupidamise korraldamisel on oluline, et töölähetuse kulude katmiseks oleks vormistatud töölähetusse saatmine ning peale töölähetuse lõppu lähetuse aruanne. Kuidas neid dokumente vormistada ja mida sinna kirja panna – selleks on välja antud määrus Töölähetuse kulude hüvitiste maksmise kord ja välislähetuse päevaraha alammäär, maksmise tingimused ja kord.

Nii töölähetusse saatmise aruandes kui ka hilisemas kulude katmise aruandes tuleb ära näidata vähemalt:

  • töölähetuse sihtkoht
  • töölähetuse kestus
  • töölähetuse ülesanne
  • hüvitatavate lähetuskulude summa
  • välislähetuse päevaraha määr

Piisavalt selgelt dokumenteeritud lähetusaruanne annab nii töötajale kui tööandjale kindlustunde plaanitud lähetuse osas – vajalikud tööülesanded saavad ellu viidud ning kulude kandmise osas on töötajal kindlustunne olemas.

Töölähetuse kulude katmine

Milliseid töölähetuse kulusid saab katta ja millised on maksuvabad lähetuste kulude piirid? Nagu eespool välja toodud, on kulude katmise aluseks tööandja otsus koos eeltoodud info kajastamisega. Töölähetuse kuludest kaetakse järgmised kaasnevad kulud:

  • transpordikulud
  • majutuskulud
  • sõidupileti ostmiskulud
  • reisikindlustus
  • viisa vormistuse kulud
  • pagasiveo kulud
  • valuutakursi vahetuse kulud

Kõikide nende kulude katmisel on vajalik alusdokument – näiteks ostuarve, tsekk. Jälgima peab ka, et tehtud kulud oleksid ettevõtlusega seotud ja sellest tulenevalt mõistliku suurusega.

Lisaks eeltoodule makstakse välislähetuse päevaraha iga välislähetuses viibitud päeva eest minimaalselt 22,37 eurot (maksimaalne maksuvaba päevaraha on kuni 32,00 eurot).

Kust veel abi ja nõu saada?

Kuivõrd ettevõtluses võib esineda erinevaid töölähetuste juhtumeid väga palju, siis tulenevalt sellest soovitame tööandjatel kahtluse korral küsida nõu Tööinspektsiooni nõustajatelt. Kindlasti on väärt lahtivõtmist ja läbitöötamist ka lähetuse vormistamise määrus. Saadud nõuannetele toetudes töölähetuse vormistamine kindlasti korrektsem.