Korralik raamatupidamise algdokument – milline see on?

Milline on korralik raamatupidamise algdokument? Kuidas lihtsalt ja kiiresti veenduda, kas Sinu ettevõtte raamatupidamise algdokumendid on seadusele vastavad? Kas võib teha ise parandusi algdokumentidele?


Korralik raamatupidamise algdokumend – nõuded

Mis on üldse raamatupidamise algdokument? See on majandustehingu toimumist kinnitav tõend.

Raamatupidamise dokumentidele (algdokumentidele) kehtivad kindlad nõuded, mille täitmist on igal ettevõtjal lihtne kontrollida. Seega vaata üle, kas raamatupidamise jaoks sobivatel dokumentidel on olemas järgmised osad:

  • Dokumendi nimetus ja number – on see siis arve, leping, tsekk, order, kviitung, avansiaruanne vm.
  • Koostamise kuupäev – millal dokument on koostatud.
  • Tehingu majanduslik sisu – näiteks müük, ost, laen, avanss.
  • Tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa).
  • Tehingu osapoolte nimed – ettevõtte nimi.
  • Asu- või elukoha aadressid – tehingupoolte aadressid.
  • Allkiri – majandustehingut kirjendava ettevõtte esindaja allkiri – selle allkirjaga tõendab ettevõte, et tehing on toimunud. Seega vajalik on selle ettevõtte esindaja allkiri, kes dokumenti kasutab.
  • Vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber – tavaliselt lisab selle numbri raamatupidaja või raamatupidaja kohustusi täitev isik, kes sisestab dokumente raamatupidamisprogrammi. Antud numbrist võib ka loobuda, kui järjekorranumber on näha dokumendi alusel raamatupidamisprogrammist tehtud koondväljatrükil.
  • Käibemaksukohustuslase registreerimise number ehk KMKR – kui Sinu ettevõte on käibemaksukohustuslane, siis tulenevad käibemaksuseadusest lisanõuded raamatupidamise dokumentidele – kõikidel saadud arvetel peab olema kajastatud müüja KMKR number. Seda muidugi juhul, kui kauba/teenuse müüja on käibemaksukohustuslane.

Kui Sinu ettevõttes hoitakse dokumente elektrooniliselt, siis on vajalik, et neid saaks kogu säilitamise ajal elektrooniliselt taasesitada.


Parandused

Vahel võib juhtuda, et raamatupidamise algdokument (näiteks arve, leping) ei ole täielik. Dokumendilt puudub mõni nõutav osa. Kuidas võib dokumenti Sinu ettevõttes täiendada?

Kui dokument ei ole veel sisestatud raamatupidamisprogrammi, siis võib dokumendil täiendada nii arvnäitajaid kui ka muid andmeid. Näiteks on vaja tihtipeale märkida ostuarvetele ostja nimi ja aadress. Mõnikord puudub müüja käibemaksukohustuslase registreerimise number – siis võib ka selle ise lisada. Algdokumendi parandamisel on kaks olulist hetke:

  • Kui dokumendil on vaja teha parandusi, siis parandusi tehes vaata üle, et säiliksid ka vanad andmed, mida parandad. Näiteks tõmba parandatavad andmed maha vaid ühe sirge joonega, mitte aga ära sodi neid. Siis on hiljem võimalik kindlaks teha, et tehingu majanduslik sisu ei muutunud.
  • Kui dokument vajab parandust, siis tee parandused esimesel võimalusel, veel parem kohe dokumendi saamisel. Kui puudused dokumentides avastatakse alles revideerimise käigus, siis on hilja neid parandada. Parandamine ei ole keeruline – tee ülevaatust kõikidele dokumentidele järjepidevalt ning Su ettevõtte algdokumendid on kogu aeg korras.

Kui dokument on juba sisestatud raamatupidamisprogrammi ning tehtud kannet on vaja parandada, siis tuleb koostada raamatupidamisõiend. Õiendile märgitakse dokumendi nimetus ja number, koostamise number, tehingu majanduslik sisu. Varasemale algdokumendile ning kirjendile tuleb lisada info hilisema parandusdokumendi ja kirje kohta.


Miks

Miks on vaja algdokumenti nii täpselt üle vaadata? See on peamine tõend selle kohta, et tehing on toimunud. Kui täidad järjepidevalt neid Riigi Teatajas avaldatud raamatupidamise seaduses toodud nõudeid algdokumentidele, siis oled maandanud suure osa oma ettvõtte algdokumentide kvaliteediga kaasnevast riskist.

Edu!